打ち合わせのメモを、議事録の下書きにする「議事録の作り方」
『マンガでわかる 中小企業の社長のための ChatGPT Work 超入門』をお読みいただき、ありがとうございます。
このプレゼントで、できるようになること
打ち合わせのあとに、走り書きのメモを貼るだけで、「決まったこと」と「だれが・何を・いつまでに」が一目で分かる議事録の下書きができます。
本の第5章で健一さんが定例会の資料でやった「作り方を書いておいて、一言添えて頼む」やり方を、打ち合わせの議事録に使います。
パソコンで開いてください
ワークは、パソコンの ChatGPT のアプリで使います。スマホで受け取ったときは、このページのアドレスをパソコンで開くと、下の「コピー」のボタンがそのまま使えます。
（このページのアドレス）終わったものにチェックを付けておけます。
議事録の作り方 打ち合わせのメモを貼られたら、議事録の下書きを作ってください。 社内に回して、決まったことと、だれが何をするかを、全員が同じように分かるようにしたいためです。 毎回、次の形でお願いします。 1. 日時・場所・出た人 2. 決まったこと（箇条書き） 3. だれが・何を・いつまでに（表） 4. まだ決まっていないこと・確かめること 5. 次の打ち合わせ メモに書いていないことは、足さないでください。 はっきりしない所は、「（確認）」と書いてください。 最後に、「だれが」か「いつまでに」が抜けている決まりごとがあれば、一言で教えてください。
「1〜5」の形は、自分の会社に合わせて書き換えてかまいません。書き換えたら、上書き保存するだけです。
「打ち合わせ」のプロジェクトを開いて、ワークで頼みます。下の一言のあとに、打ち合わせのメモを貼り付けて送ります。
フォルダーの中の「議事録の作り方」のとおりに、下の打ち合わせのメモを、議事録の下書きにしてください。
この一言を省かないでください
試したところ、メモを貼って「議事録の下書きにして」とだけ頼むと、ワークは作り方のファイルを読まず、別の形で作りました。「議事録の作り方のとおりに」と言うと、作り方どおりの5つの形になりました。
自分のメモを使う前に、下の見本で1回試すと、どんな形で返ってくるかが分かります。上の「頼むときの一言」のすぐ下に、このメモを貼って送ります。
11/10(火) 10時〜 うちの事務所 A社 Bさん（購買）、うち 社長、川口 ・来月のブラケット300個、納期12/5→11/28にしたいと ・川口 材料あれば行ける、在庫見て金曜までに返事 ・図面変わる 穴の位置 Bさんが来週月曜に新しい図面メールで ・値段はそのまま ・次から検査の成績書つけてほしい→OK、川口 ・梱包 段ボールの大きさ 前のままでいいか → Bさん確認 ・次 12/3 14時 A社で
2026年11月に、実際にワークで、この一言と見本のメモで頼んだときの仕上がりです（そのまま書き写しています）。
| だれが | 何を | いつまでに |
|---|---|---|
| 川口 | 材料在庫を確認し、納期を12月5日から11月28日に前倒しできるか回答する | 11月13日（金） |
| A社 Bさん | 穴の位置を変更した新しい図面をメールで送る | 11月16日（月） |
| 川口 | 検査成績書を添付する | 次回から（対象となる納品は確認） |
| A社 Bさん | 梱包用段ボールの大きさが前回と同じでよいか確認する | （確認） |
最後の一言：担当・期限の不足：Bさんによる梱包確認の期限と、検査成績書の添付開始時点の具体化が必要です。
メモに無いことは足さず、はっきりしない所には「（確認）」が付き、最後に「期限が抜けている所」を教えてくれました。同じ頼み方でも、言い回しは毎回少し変わります。
・返ってくるのは下書きです。社内に回す前に、元のメモと見比べて、日付・人の名前・数字が合っているかを確かめてください。
・「（確認）」と付いた所と、最後の一言で教えてくれた所は、そのままにせず、相手に聞いて埋めてください。
・自分のメモを貼るときは、本の第4章で書き出した「渡さない物」を抜いてから貼ってください。取引先の名前は「A社」「Bさん」のように、社員の名前は「工場長」「営業のK」のように、だれのことか社内で分かる短い呼び方にすると、「だれが」の表もそのまま作れます。見本のメモの名前は、試しのための作り話です。